LA MINUTA

La minuta es el borrador de Escritura Pública de Constitución, en la cual se especifica el tipo de sociedad que se formará, los Socios con sus respectivas cédulas, nacionalidad, domicilio y aporte. A demás, la razón social de la empresa, su objeto social, domicilio, nombre del representante legal, conformación de Junta de Socios, el capital social, funciones de la Junta de socios, la reserva legal y el tiempo de duración de la sociedad y causales para su disolución.
La minuta es realizada por un Contador Público y no tiene ningún valor.
Tiempo. Su entrega es inmediata.
Valor. No tiene valor.

ELABORE LA MINUTA CON EL SIGUIENTE CONTENIDO BÁSICO:

• Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio.
• La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma.
• El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan.
• El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales.
• El capital social pagado por cada socio. Si es una sociedad por acciones se deberá expresar el capital suscrito y pagado, la forma como se cancelarán las cuotas y el valor nominal de las acciones representativas del capital.
• Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio).
• Los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto.
• Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal.
• La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla.
• Establecer el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones.

ESCRITURA PÚBLICA.

La Escritura Pública es el documento escrito que contiene declaraciones en actos Jurídicos, emitidos ante el notario con los requisitos de ley y que se incorpora al protocolo,
Proceso. La elaboración de una escritura Pública se lleva a cabo mediante varias etapas consecutivas que en caso de no cumplirse en su totalidad, hacen inexistente la misma; por lo tanto, es indispensable tener en cuenta:
• El usuario puede presentar cuando solicite el servicio el texto escrito de lo que se va a convertir en escritura pública y que se llama minuta, o expresar verbalmente el objeto de sus declaraciones para que la notaría proceda a efectuar la versión escrita.
• Las escrituras públicas se deben extender en papel de seguridad utilizado exclusivamente por el Notario, por medios manuales o mecánicos.
• Antes de firmar el texto, se deben efectuar todas las correcciones que estime pertinentes y solicitar, si así lo considera la asesoría del Notario.
• Debe así mismo, presentar en original los comprobantes fiscales vigentes o copias autenticadas con la respectiva certificación, de que se encuentran protocolizadas en otra escritura de otra Notaría.
Es necesario tener en cuenta en la escritura pública, entre otros aspectos, los siguientes:
Encabezamiento.
• Número de la escritura asignado en orden sucesivo y anotado en letras y números.
• La fecha, señalando día, mes y año.
• El lugar, indicando municipio, departamento y país.
• Nombre del Notario.
• Competencia territorial, señalando el círculo al que pertenece.

Comparecencia.
• Nombres y apellidos completos de los otorgantes.
• Documento de identidad. Si no tiene cédula de ciudadanía presentará otros documentos o servirá la fe de conocimiento del notario; ya no se requiere la libreta militar.
• Domicilio.
• Edad, sólo si otorga un menor adulto o el adoptante y el adoptado. En los demás casos se indicará que es mayor de edad.
• Estado civil señalando la situación de los inmuebles respecto de la sociedad conyugal si es casada.
• Representación. Si actúa en nombre de otro, se indicará la clase de aquella.
• Tratándose de inmuebles, si el bien inmueble está afectado a vivienda familiar.
Estipulaciones.
• Declaraciones. Redactadas con toda claridad y precisión para que se acomoden a la esencia del contrato y a los propósitos de las partes.
• Identificación del objeto del acto o negocio.
Requisitos.
• Presentar la minuta de constitución
• Certificado de homonimia.
• Datos necesarios sobre socios: cuotas de capital, duración de la sociedad, misión y todos los nombramientos necesarios.
Pasos
Llevar la minuta de constitución por parte del representante legal.
El notario cita a los socios a firmar la escritura pública.
A los dos días se entrega las copias para registrar en la Cámara de Comercio.
Valor
Por la elaboración de la escritura pública se paga $2000 por cada hoja.
Una vez elaborada se paga de acuerdo al monto del capital.
Valor de la Escritura Pública
• Luego de elaborar y presentar la minuta, se dirige al notario para determinar los gastos notariales, establecidos por la Superintendencia de Notariado y Registro Público.
Se paga dependiendo el monto de capital de la siguiente manera: 2.7 por mil (2.7/1000) + $ 5.730 (constante).
Cada hoja que tiene la escritura pública tiene un costo de $ 2000 cada una al valor al cual se le aplica el IVA y se le agregan $ 3.000 correspondientes así: $ 1.500 al fondo de notariado y $ 1.500 a la Superintendencia de Notariado y Registro Público.
Después de elaborada la escritura pública y firmada por los socios y el notario, se autorizan las copias y se regresa a la Cámara de Comercio para inscribir la sociedad donde se lleva la escritura.
La duración del trámite es de un (1) día y se cancela en la misma notaría.
Después de pagar en la notaria el porcentaje del capital, le transcribirán su minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas.